Préparer

L’onglet Préparer est votre espace de coordination des réunions. Il donne aux Propriétaires et Contributeurs un accès complet en édition pour planifier les réunions, construire les ordres du jour, gérer les participants et prendre des notes.

Attention

L’onglet Préparer est uniquement accessible aux Propriétaires et Contributeurs des comités. Les utilisateurs avec un accès Lecteur ne verront pas cet onglet — ils doivent utiliser l’onglet Réunion à la place.

Ce que vous pouvez faire

L’onglet Préparer fournit la même interface de gestion de réunion que celle du module Organiser, mais agrégée à travers tous vos comités :

• Planifier des réunions — Définir les dates, heures, lieux et modèles de récurrence
• Construire des ordres du jour — Ajouter des points de discussion avec des allocations de temps
• Gérer les participants — Ajouter des membres de l’organisation ou des invités externes
• Suivre la présence — Surveiller les RSVP et le statut de présence
• Prendre des notes de réunion — Utiliser l’éditeur de texte enrichi pendant les réunions
• Enregistrer les décisions — Capturer les décisions formelles liées aux points de l’ordre du jour
• Créer des actions — Assigner des tâches avec des responsables et des dates d’échéance

Préparer une réunion

1. Sélectionner un comité

   Choisissez le comité pour lequel vous souhaitez préparer une réunion dans la liste.

2. Créer ou ouvrir une réunion

   Créez une nouvelle réunion avec l’assistant de création, ou ouvrez une réunion à venir existante.

3. Construire l’ordre du jour

   Ajoutez les points de discussion, définissez les allocations de temps et liez les documents pertinents. Passez en revue les actions en attente des réunions précédentes.

4. Gérer les participants

   Ajoutez des participants de votre organisation ou invitez des personnes externes. Suivez les RSVP au fur et à mesure.

5. Animer la réunion

   Pendant la réunion, prenez des notes, enregistrez les décisions et créez des actions au fil des discussions.

Préparer vs. onglet Réunion

Fonctionnalité	Onglet Préparer	Onglet Réunion
Voir les détails de la réunion	Oui	Oui
Voir l’ordre du jour et les notes	Oui	Oui
Modifier les réunions	Oui	Non
Créer/modifier l’ordre du jour	Oui	Non
Gérer les participants	Oui	Non
Enregistrer les décisions	Oui	Non
Créer des actions	Oui	Non
Accès	Propriétaires et contributeurs	Tous

Astuce

Pour des conseils détaillés sur le cycle de vie complet des réunions — assistants de création, modèles de récurrence, modèles d’ordre du jour et suivi RSVP — consultez la documentation Gérer les réunions dans le module Organiser.

Actions issues des réunions

Lorsque vous créez des actions pendant une réunion, elles apparaissent automatiquement sur le tableau Kanban de l’utilisateur assigné. Cela crée un flux continu entre les discussions en réunion et les tâches concrètes.

Les actions créées en réunion incluent :

• Un lien vers la réunion d’origine
• L’utilisateur assigné (qui la verra sur son Kanban)
• Une date d’échéance pour le suivi
• La connexion aux objectifs du comité

Prochaines étapes

• Réunions — Vue en lecture seule des réunions pour tous les utilisateurs
• Kanban — Suivre et gérer les actions sur le tableau
• Gérer les réunions — Documentation complète du cycle de vie des réunions
• Ordres du jour et modèles — Créer des ordres du jour efficaces