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Pilotus Documentation

Ordres du jour et modèles

Un ordre du jour bien structuré garde les réunions focalisées et productives. Pilotus facilite la création, la gestion et la réutilisation des ordres du jour avec un assistant guidé et un système de modèles.

Hiérarchie des points d’ordre du jour

Les points d’ordre du jour suivent une hiérarchie à deux niveaux :

  • Sujets — Regroupements de niveau supérieur (ex. : « Revue financière », « Mises à jour stratégiques »)
  • Thèmes — Points individuels imbriqués sous un sujet (ex. : « Rapport du budget T3 » sous « Revue financière »)

Cette structure aide à organiser les ordres du jour complexes en sections logiques.

Champs des points d’ordre du jour

Chaque point d’ordre du jour a :

ChampDescription
TitreCe qui sera discuté
TypeVote, Discussion, Information, Décision ou Action
DuréeTemps alloué (en minutes)
DescriptionContexte et historique
PrésentateurQui dirigera ce point
LiensActions, décisions ou documents connectés

Types de points d’ordre du jour

Vote — Vote formel requis

Utilisez pour :

  • Approuver des budgets
  • Élire des officiers
  • Ratifier des politiques

Enregistre les résultats et les issues du vote.

Créer des points d’ordre du jour avec l’assistant

L’assistant de création de point d’ordre du jour vous guide à travers un processus en plusieurs étapes :

  1. Choisissez le type de point

    Sélectionnez si vous créez un Sujet (niveau supérieur) ou un Thème (imbriqué sous un sujet).

  2. Sélectionnez le sujet parent (thèmes uniquement)

    Si vous créez un thème, choisissez un sujet existant sous lequel l’imbriquer, ou créez-en un nouveau.

  3. Définissez l’intention

    Choisissez le type d’ordre du jour : Vote, Discussion, Information, Décision ou Action.

  4. Entrez les détails

    • Entrez un titre clair et spécifique
    • Ajoutez une description si nécessaire

  5. Assignez le présentateur et la durée (thèmes uniquement)

    • Sélectionnez qui présentera ce point
    • Définissez l’allocation de temps en minutes

Réorganiser les points d’ordre du jour

Glissez-déposez les points d’ordre du jour pour les arranger dans l’ordre désiré. Les sujets et les thèmes au sein des sujets peuvent être réordonnés indépendamment.

Lier des points au contenu

Les points d’ordre du jour peuvent être liés à d’autres entités pour le contexte :

Lier aux actions

  1. Ouvrez le point d’ordre du jour
  2. Cliquez sur « Ajouter un lien »
  3. Sélectionnez « Action »
  4. Recherchez et sélectionnez l’action
  5. Le statut actuel de l’action s’affiche dans la réunion

Lier aux décisions

  1. Ouvrez le point d’ordre du jour
  2. Cliquez sur « Ajouter un lien »
  3. Sélectionnez « Décision »
  4. Choisissez une décision précédente à réviser

Lier aux résultats clés

  1. Ouvrez le point d’ordre du jour
  2. Cliquez sur « Ajouter un lien »
  3. Sélectionnez « Résultat clé »
  4. Liez les métriques OKR pertinentes

Lier aux documents

  1. Ouvrez le point d’ordre du jour
  2. Cliquez sur « Ajouter un lien »
  3. Sélectionnez « Document »
  4. Joignez les fichiers pertinents

Modèles d’ordre du jour

Les modèles font gagner du temps en vous permettant de réutiliser les structures d’ordre du jour communes. Les modèles sont gérés dans l’onglet Paramètres du comité.

Créer un modèle

  1. Ouvrez les Paramètres

    Allez à l’onglet Paramètres du comité et trouvez la section Modèles d’ordre du jour.

  2. Créez un nouveau modèle

    Cliquez sur « Ajouter un modèle » et donnez-lui un nom descriptif.

  3. Construisez la structure

    Utilisez l’éditeur de modèle pour ajouter des sujets et des thèmes avec leur hiérarchie.

  4. Enregistrez

    Le modèle est maintenant disponible lors de la création de réunions.

Utiliser un modèle

  1. Créez une nouvelle réunion

    Commencez à configurer une nouvelle réunion avec l’assistant de création.

  2. Appliquez le modèle

    Lors de l’ajout de points d’ordre du jour, sélectionnez « Appliquer un modèle ».

  3. Sélectionnez le modèle

    Choisissez parmi les modèles disponibles.

  4. Personnalisez

    Modifiez les points selon les besoins pour cette réunion spécifique.

Gérer les modèles

Accédez à la gestion des modèles depuis l’onglet Paramètres du comité :

  • Voir les modèles — Voir tous les modèles enregistrés
  • Modifier les modèles — Modifier les sujets et thèmes du modèle
  • Supprimer les modèles — Retirer les modèles inutilisés
  • Dupliquer les modèles — Créer des variations

Idées de modèles

Modèles communs à considérer :

ModèlePoints typiques
Point hebdomadaireRevue des actions, blocages, priorités à venir
Revue mensuelleRapport de progression, revue des KPI, décisions, actions
Planification trimestrielleRevue des résultats, discussion stratégique, définition d’objectifs
Réunion du conseilRapport du président, revue financière, approbations, affaires nouvelles
Pilotage de projetMise à jour de statut, risques, décisions requises, prochaines étapes

Bonnes pratiques

Structure de l’ordre du jour

Un ordre du jour efficace typique :

  1. Ouverture (5 min) — Bienvenue, approbation du procès-verbal précédent
  2. Points récurrents (15 min) — Rapports et mises à jour réguliers
  3. Affaires principales (30 min) — Points clés de discussion/décision
  4. Affaires nouvelles (10 min) — Points soulevés par les membres
  5. Revue des actions (10 min) — Revue des actions en attente
  6. Clôture (5 min) — Confirmer les décisions, prochaine réunion

Gestion du temps

  • Soyez réaliste — Ne surchargez pas
  • Prévoyez une marge — Les discussions dépassent souvent le temps prévu
  • Priorisez — Mettez les points importants tôt quand l’énergie est haute
  • Gardien du temps — Assignez quelqu’un pour suivre le temps

Points efficaces

Les bons points d’ordre du jour :

  • Ont un objectif clair (quel résultat est nécessaire ?)
  • Incluent du contexte (information de fond)
  • Spécifient la préparation requise (lire ce document, réviser ces données)
  • Indiquent le décideur si applicable

Prochaines étapes