Onglet Contexte

L’onglet Contexte est le centre de gouvernance de votre comité. Il rassemble les éléments fondamentaux qui définissent la raison d’être, les responsabilités et la structure organisationnelle de votre comité.

Mission

La section Mission décrit la raison d’être et l’objectif de votre comité.

• Éditeur de texte riche pour une mise en forme détaillée
• Cliquez sur « Modifier » pour passer en mode édition, puis « Enregistrer » pour confirmer les changements
• Visible par tous les membres ayant accès au comité

Astuce

Un énoncé de mission clair aide les nouveaux membres à comprendre le rôle du comité et garde les discussions focalisées sur l’essentiel.

Charte

La section Charte définit les principes de gouvernance et les règles de fonctionnement de votre comité.

• Éditeur de texte riche pour une mise en forme détaillée
• Utilisez-la pour documenter les processus décisionnels, la fréquence des réunions, les exigences de quorum et d’autres directives procédurales
• Cliquez sur « Modifier » pour passer en mode édition, puis « Enregistrer » pour confirmer les changements

Mandats

Les mandats sont les responsabilités formelles assignées au comité. Ils définissent ce dont le comité est redevable.

Champs des mandats

Champ	Description
Titre	Nom concis du mandat (requis)
Description	Explication détaillée de la responsabilité
Priorité	Haute, Moyenne ou Basse

Gérer les mandats

1. Ajouter un mandat

   Cliquez sur « Ajouter » dans la section Mandats et entrez un titre, une description et un niveau de priorité.

2. Modifier un mandat

   Cliquez sur un mandat pour ouvrir sa fenêtre de détails, où vous pouvez mettre à jour n’importe quel champ.

3. Réorganiser les mandats

   Glissez-déposez les mandats pour changer leur ordre d’affichage. Les mandats sont automatiquement numérotés séquentiellement.

4. Définir les priorités

   Utilisez les niveaux de priorité (Haute, Moyenne, Basse) pour indiquer l’importance de chaque mandat.

Note

Les mandats aident le comité à rester focalisé sur ses responsabilités principales. Révisez-les périodiquement pour vous assurer qu’ils restent pertinents.

Rôles de leadership

Les rôles de leadership définissent la structure organisationnelle au sein de votre comité. Ils sont séparés des permissions de la plateforme (Propriétaire/Contributeur/Lecteur).

Comment fonctionnent les rôles

• Noms de rôles personnalisés — Créez des rôles comme Président, Secrétaire, Trésorier, ou tout rôle dont votre organisation a besoin
• Assignation de membres — Assignez un ou plusieurs membres à chaque rôle
• Rôles multiples — Un même membre peut détenir plusieurs rôles

Gérer les rôles de leadership

1. Créer un rôle

   Cliquez sur « Ajouter » dans la section Rôles de leadership et entrez le nom du rôle.

2. Assigner des membres

   Ouvrez la fenêtre de détails du rôle pour assigner des membres du comité au rôle.

3. Modifier ou supprimer

   Cliquez sur un rôle pour mettre à jour son nom, changer les assignations ou le supprimer.

Astuce

Les rôles courants incluent Président (dirige les réunions), Secrétaire (gère la documentation) et Trésorier (supervise les finances). Définissez des rôles qui correspondent aux besoins réels de votre comité.

Documents

La section Documents stocke les références vers les ressources externes qui supportent le travail de votre comité.

Champs des documents

Champ	Description
Nom	Titre du document (requis)
Description	Bref résumé du contenu du document
URL	Lien vers le document (requis)
Type	Catégorie de document

Types de documents

Les documents peuvent être classifiés comme :

• Rapport — Rapports formels et évaluations
• Étude — Études de recherche et résultats
• Analyse — Documents analytiques
• Politique — Documents de politique et directives
• Cadre — Cadres de référence
• Sondage — Résultats de sondage et données
• Statistiques — Données et rapports statistiques
• SharePoint — Documents stockés dans SharePoint
• Autre — Tout autre document de support

Gérer les documents

1. Ajouter un document

   Cliquez sur « Ajouter » dans la section Documents et remplissez le nom, l’URL et le type.

2. Modifier un document

   Cliquez sur un document pour ouvrir sa fenêtre de détails, où vous pouvez mettre à jour n’importe quel champ.

3. Réorganiser les documents

   Glissez-déposez les documents pour changer leur ordre d’affichage.

4. Ouvrir un document

   Cliquez sur l’icône de lien pour ouvrir l’URL du document dans un nouvel onglet.

Décisions

Les décisions prises par le comité sont affichées dans l’onglet Contexte, fournissant un registre de gouvernance complet en un seul endroit.

Pour les détails complets sur l’enregistrement, le suivi et la gestion des décisions, consultez la page dédiée Décisions.

Visibilité

Chaque section de l’onglet Contexte peut être individuellement affichée ou masquée selon la configuration des composants du comité dans les Paramètres. Si les composants de gouvernance sont désactivés, certaines sections peuvent ne pas apparaître.

Bonnes pratiques

• Rédigez la mission en premier — Elle donne la direction pour tout le reste du comité
• Gardez les mandats spécifiques — Les mandats vagues sont difficiles à suivre et à évaluer
• Assignez les rôles de leadership tôt — Des rôles clairs évitent la confusion sur qui fait quoi
• Liez les documents pertinents — Gardez les matériaux de référence accessibles à tous les membres
• Révisez le contexte périodiquement — Mettez à jour la mission, la charte et les mandats au fur et à mesure que la portée du comité évolue

Prochaines étapes

• Vue d’ensemble — Comprendre la structure complète du comité
• Gérer les réunions — Planifier et animer des réunions
• Décisions — Enregistrer et suivre les décisions formelles