Décisions

Les décisions sont un résultat clé des réunions de comité. Pilotus vous aide à enregistrer, suivre et référencer les décisions au fil du temps.

Qu’est-ce qu’une décision ?

Une décision dans Pilotus est un enregistrement formel de :

Ce qui a été décidé — L’énoncé de la décision
Quand elle a été prise — Date et contexte de la réunion
Qui l’a prise — Le comité ou des membres spécifiques
Pourquoi elle a été prise — Justification et contexte
Éléments liés — Actions, points d’ordre du jour ou documents liés

Types de décisions

Les décisions peuvent être catégorisées par type :

Type	Description
Politique	Décisions de politique et directives
Budget	Décisions financières et budgétaires
Opérationnel	Décisions opérationnelles quotidiennes
Stratégique	Direction stratégique à long terme
Gouvernance	Règles et procédures pour le comité
Nomination	Assignations de personnel et de rôles
Autre	Décisions qui ne correspondent pas aux autres catégories

Enregistrer des décisions

Pendant une réunion

Quand une décision est prise, cliquez sur « Ajouter une décision » depuis :
- La vue de la réunion
- Le point d’ordre du jour pertinent
- La section décisions
Entrez l’énoncé de la décision

Écrivez une déclaration claire et complète de ce qui a été décidé.

Bon : « Approuvé le budget 2024 de 500 000 $ avec l’amendement d’augmenter le marketing de 10 % »

Mauvais : « Budget approuvé »
Ajoutez du contexte

Incluez :
- Justification (pourquoi cette décision a été prise)
- Alternatives considérées (si pertinent)
- Conditions ou réserves
Liez au point d’ordre du jour

Connectez la décision au point d’ordre du jour d’où elle vient.
Enregistrez

La décision est maintenant enregistrée et liée à la réunion.

Détails de la décision

Chaque enregistrement de décision inclut :

Champ	Description
Titre/Énoncé	La décision elle-même
Date	Quand la décision a été prise
Réunion	De quelle réunion elle provient
Point d’ordre du jour	Point d’ordre du jour spécifique (si lié)
Type	Catégorie de décision
Statut	Statut d’implémentation
Responsable	Personne redevable de l’implémentation
Notes	Contexte ou justification supplémentaire
Liens	Actions, documents liés

Statuts des décisions

Suivez la progression de l’implémentation à travers huit statuts :

La décision est en cours de rédaction, pas encore finalisée.

Lier des décisions

Les décisions peuvent être liées à d’autres éléments :

Lier aux actions

Quand une décision nécessite un travail de suivi :

Ouvrez la décision
Cliquez sur « Ajouter un lien » ou « Créer une action »
Liez des actions existantes ou créez-en de nouvelles
Les actions référencent maintenant la décision qui les a engendrées

Lier aux points d’ordre du jour

Les décisions sont typiquement liées automatiquement aux points d’ordre du jour quand elles sont créées pendant une réunion. Pour ajouter ou changer des liens :

Ouvrez la décision
Allez dans « Liens »
Ajoutez un lien vers un point d’ordre du jour

Lier aux documents

Joignez des documents de support :

Ouvrez la décision
Ajoutez un lien vers les documents pertinents
Les documents fournissent du contexte pour référence future

Voir les décisions

Tableau des décisions

L’onglet Contexte du comité montre toutes les décisions dans un tableau :

Triable par date, statut ou titre
Filtrable par statut, plage de dates ou réunion
Recherchable dans tout le texte des décisions

Dans le contexte de la réunion

Voir les décisions prises dans une réunion spécifique :

Ouvrez la réunion
Allez à la section Décisions
Voir toutes les décisions de cette réunion

Par point d’ordre du jour

Voir les décisions liées à un point d’ordre du jour spécifique :

Ouvrez la réunion
Cliquez sur le point d’ordre du jour
Voir les décisions liées

Bonnes pratiques pour les décisions

Rédiger de bonnes décisions

Soyez spécifique :

Incluez des nombres, dates, noms quand pertinent
Indiquez exactement ce qui est approuvé/rejeté/reporté
Évitez le langage ambigu

Incluez du contexte :

Notez les considérations clés
Enregistrez les points de vue dissidents si significatifs
Liez aux informations de support

Rendez-la actionnable :

Si l’implémentation est nécessaire, créez des actions liées
Assignez la responsabilité
Définissez des échéances si applicable

Suivre l’implémentation

Créez des actions — Transformez les résultats des décisions en tâches
Revue régulière — Vérifiez le statut des décisions dans les réunions suivantes
Mettez à jour le statut — Progressez à travers les statuts au fur et à mesure de l’implémentation
Liez en retour — Lors de la revue des actions, référencez les décisions d’origine

Construire la mémoire institutionnelle

Les décisions créent l’historique organisationnel :

Les futurs membres peuvent voir les décisions passées et leur justification
Évitez de re-débattre des questions réglées
Comprenez comment les politiques ont évolué
Maintenez la cohérence dans le temps

Rechercher des décisions

Trouvez des décisions passées :

Utilisez la recherche globale avec des mots-clés
Filtrez par comité
Filtrez par plage de dates
Recherchez dans le texte des décisions

Utile pour :

Vérifier les précédents
Trouver des décisions liées
Préparer des discussions connexes

Prochaines étapes

Contexte — Voir les décisions en contexte avec les mandats et la charte
Suivis — Gérer les actions issues des décisions
Gérer les réunions — Cycle de vie des réunions
Ordres du jour et modèles — Structurer les discussions