Suivis

Les suivis assurent que les réunions mènent à l’action. Ce guide couvre le suivi et la gestion des actions qui émergent des réunions de comité.

Que sont les suivis ?

Les suivis sont des actions qui :

• Émergent des discussions de réunion
• Sont assignées à des personnes spécifiques
• Ont des échéances
• Sont liées à la réunion où elles ont été créées
• Peuvent être suivies à travers plusieurs réunions

Créer des actions de suivi

1. Pendant la réunion

   Quand une action est identifiée, cliquez sur « Ajouter une action » depuis :

   • La vue de la réunion
   • Le point d’ordre du jour spécifique
   • La section des actions

2. Définissez l’action

   • Titre — Description claire et actionnable (commence par un verbe)
   • Description — Contexte supplémentaire si nécessaire
   • Assigné — Qui est responsable
   • Date d’échéance — Quand cela doit être terminé
   • Priorité — Basse, Moyenne ou Haute

3. Liez au point d’ordre du jour

   Connectez au point d’ordre du jour d’où elle vient.

4. Enregistrez

   L’action est maintenant :

   • Liée à cette réunion
   • Visible dans le module Agir de l’assigné
   • Suivie dans la liste des actions du comité

Statuts des actions

Suivez la progression avec les statuts :

Statut	Signification
En attente	Pas encore commencée
En cours	Travail en cours
Terminée	Fait
Bloquée	Ne peut pas progresser
Annulée	Plus nécessaire

Vues pour gérer les suivis

Vue Kanban

Tableau visuel pour la gestion des statuts par glisser-déposer :

1. Ouvrez le comité
2. Allez à l’onglet Suivis
3. Sélectionnez la vue « Kanban »
4. Glissez les actions entre les colonnes de statut (En attente, En cours, Terminée)

Idéal pour les mises à jour de statut rapides et un aperçu du travail en cours.

Vue tableau

Voir toutes les actions dans un tableau triable et filtrable :

1. Ouvrez le comité
2. Allez à l’onglet Suivis
3. Sélectionnez la vue « Tableau »
4. Triez par date, statut, assigné ou priorité
5. Filtrez et recherchez à travers les actions

Idéal pour la revue détaillée et les rapports.

Module Agir

Vue personnelle de toutes vos actions à travers tous les comités et plans :

1. Allez dans « Agir » dans la barre latérale
2. Voir les actions de tous les comités et plans au même endroit
3. Utilisez le tableau Kanban, la liste ou le calendrier

Voir Agir pour les détails.

Revue des suivis en réunion

Une partie clé de chaque réunion est de réviser les actions en cours :

Avant la réunion

1. Vérifiez quelles actions sont dues ou en retard
2. Révisez les mises à jour de statut des responsables des actions
3. Ajoutez des points de revue d’actions à l’ordre du jour

Pendant la réunion

Mises à jour de statut

Pour chaque action en revue :

1. Demandez au responsable le statut
2. Mettez à jour le statut dans Pilotus
3. Notez les blocages ou problèmes
4. Ajustez les dates d’échéance si nécessaire

Clôture d'actions

Quand une action est terminée :

1. Vérifiez la complétion avec le groupe
2. Changez le statut à « Terminée »
3. Notez les actions de suivi nécessaires

Escalade des problèmes

Quand une action est bloquée :

1. Discutez du blocage
2. Enregistrez le problème dans les notes
3. Décidez de l’approche de résolution
4. Créez de nouvelles actions si nécessaire

Suivi de réunion

Voyez quelles réunions ont discuté d’une action :

1. Ouvrez l’action
2. Consultez « Historique des réunions » ou « Info de suivi »
3. Voir la liste des réunions où cette action a été révisée
4. Chaque entrée montre le statut au moment de cette réunion

Cela crée un historique de comment l’action a progressé dans le temps.

Astuce

Utilisez l’historique des réunions pour comprendre pourquoi une action a pris plus de temps que prévu ou comment les priorités ont changé.

Lier des actions aux réunions

Liaison automatique

Les actions créées pendant une réunion sont automatiquement liées à :

• La réunion elle-même
• Le point d’ordre du jour spécifique (si créée depuis un)

Liaison manuelle

Liez des actions existantes à une réunion pour révision :

1. Ouvrez la réunion
2. Allez au point d’ordre du jour pour la revue d’actions
3. Cliquez sur « Lier une action »
4. Recherchez et sélectionnez l’action
5. L’action apparaît maintenant dans le contexte de cette réunion

Bonnes pratiques de suivi

Propriété claire

• Un propriétaire par action — Évitez la responsabilité partagée
• Noms spécifiques — Pas « l’équipe » ou « quelqu’un »
• Le propriétaire a l’autorité — Il peut réellement faire le travail

Échéances réalistes

• Considérez la charge de travail — La personne est-elle déjà surchargée ?
• Tenez compte des dépendances — Qu’est-ce qui doit arriver d’abord ?
• Prévoyez une marge — Les choses prennent souvent plus de temps que prévu

Descriptions actionnables

Bons titres d’actions :

• « Planifier une réunion avec l’équipe finance pour réviser le budget T3 »
• « Rédiger une proposition pour la nouvelle politique fournisseur avant le 15 oct. »
• « Compléter les entrevues utilisateurs (10 minimum) »

Mauvais titres d’actions :

• « Faire le suivi »
• « Truc du budget »
• « Travailler sur le projet »

Revue régulière

• Hebdomadaire — Revue personnelle dans le module Agir
• Chaque réunion — Réviser les actions du comité en cours
• Mensuel — Revue complète des éléments en retard

Chemin d’escalade

Quand les actions sont bloquées :

1. Première réunion — Notez le blocage, fournissez du support
2. Deuxième réunion — Escaladez la préoccupation, réévaluez l’approche
3. Troisième réunion — Considérez la réassignation, le changement de portée ou l’annulation

Attention

Ne laissez pas les actions traîner indéfiniment. Si une action ne progresse pas après plusieurs revues, elle peut avoir besoin d’être annulée, réassignée ou décomposée en morceaux plus petits.

Intégration avec les plans

Les actions des comités se connectent à votre plan stratégique :

• Les actions peuvent être liées aux objectifs du plan
• La progression est visible dans les deux contextes
• La supervision du comité assure l’exécution du plan

Prochaines étapes

• Agir — Gestion personnelle des actions à travers tous les modules
• Décisions — Enregistrer les décisions de réunion
• Gérer les réunions — Cycle de vie des réunions