Gérer les réunions

Les réunions sont au cœur de la gouvernance des comités. Ce guide couvre le cycle de vie complet des réunions — de la création au suivi.

Statuts des réunions

Les réunions ont deux niveaux de statut :

Statut stocké	Statut affiché	Description
Programmée	Programmée	Date fixée, à venir
Programmée	En cours	Se déroule actuellement (calculé selon la date/heure)
Programmée	Terminée	Finie (calculé selon la date/heure)
Annulée	Annulée	N’aura pas lieu

Note

Les statuts « En cours » et « Terminée » sont calculés automatiquement selon la date planifiée, l’heure de début et l’heure de fin de la réunion. Vous n’avez qu’à définir une réunion comme « Programmée » ou « Annulée ».

Créer une réunion

Utilisez l’assistant de création de réunion pour configurer une nouvelle réunion :

1. Entrez les détails

   • Titre — Nom de la réunion (ex. : « Revue T1 »)
   • Description — Objectif et contexte

2. Définissez le calendrier

   • Date — Quand la réunion aura lieu
   • Heure de début et de fin — Durée de la réunion
   • Récurrence — Définissez optionnellement un modèle de répétition (voir ci-dessous)

3. Choisissez un lieu

   • Adresse d’emplacement physique, ou
   • Lien de réunion virtuelle

4. Révisez et créez

   Confirmez tous les détails et créez la réunion.

Modèles de récurrence

Configurez les réunions pour se répéter automatiquement :

• Hebdomadaire — Le même jour chaque semaine
• Bihebdomadaire — Toutes les deux semaines
• Mensuel — La même date chaque mois
• Personnalisé — Définissez votre propre modèle

Quand vous créez une réunion récurrente, Pilotus génère toutes les occurrences futures. Chaque occurrence peut être individuellement modifiée ou annulée.

Vues des réunions

Vue chronologie

Une chronologie horizontale visuelle montrant toutes les réunions :

• Disposition à espacement égal — Les réunions affichées comme des cartes en ordre chronologique
• Étiquettes de temps écoulé — Montrent la durée entre les réunions
• Indicateur Aujourd’hui — Marqueur pulsant montrant la date actuelle
• Statuts colorés — Identifiez rapidement les réunions programmées, terminées et annulées
• Cliquer pour ouvrir — Cliquez sur n’importe quelle carte de réunion pour voir ses détails

La chronologie défile horizontalement et est idéale pour voir l’historique de vos réunions et le calendrier à venir d’un coup d’œil.

Vue tableau

Voir toutes les réunions dans un tableau triable :

• Colonnes triables par date, statut ou titre
• Indicateurs de statut rapides
• Filtrer par plage de dates
• Rechercher par nom de réunion

Avant la réunion

Préparer l’ordre du jour

Un bon ordre du jour est essentiel. Voir Ordres du jour et modèles pour les détails.

Liste de contrôle rapide :

• Ajouter tous les points de discussion
• Définir les allocations de temps pour chaque point
• Lier les documents pertinents
• Réviser les actions en attente des réunions précédentes

Gérer les participants

Utilisez la fenêtre de gestion des participants pour gérer qui assiste :

Membres de l'organisation

Ajouter des membres de votre organisation :

1. Ouvrez la réunion
2. Cliquez sur « Gérer les participants »
3. Recherchez des utilisateurs (recherche insensible aux accents)
4. Sélectionnez les membres à ajouter

Participants invités

Ajouter des invités externes :

1. Ouvrez la réunion
2. Cliquez sur « Gérer les participants »
3. Passez à l’onglet « Ajouter un invité »
4. Entrez le nom et le courriel de l’invité

Suivi des RSVP

Suivez qui participe :

Réponse	Signification
Acceptée	Participera
Déclinée	Ne peut pas participer
Tentative	Peut participer
Pas de réponse	N’a pas encore répondu

Pendant la réunion

Prise de notes

Utilisez l’éditeur de notes de réunion pour enregistrer les discussions :

1. Ouvrez la réunion
2. Cliquez sur « Notes de réunion »
3. Utilisez l’éditeur de texte riche pour capturer les points clés
4. Les notes sont enregistrées automatiquement

Conseils :

• Focalisez sur les décisions et les actions
• Notez qui a dit quoi pour les points importants
• Capturez les questions de suivi

Enregistrement des décisions

Quand une décision est prise :

1. Cliquez sur « Ajouter une décision »
2. Entrez l’énoncé de la décision
3. Liez-le au point d’ordre du jour
4. Optionnellement ajoutez du contexte ou une justification

Voir Décisions pour plus.

Création d'actions

Quand une action émerge :

1. Cliquez sur « Ajouter une action »
2. Décrivez la tâche
3. Assignez à une personne responsable
4. Définissez une date d’échéance
5. Liez au point d’ordre du jour

Les actions apparaissent dans le module Agir des assignés.

Après la réunion

Compléter la réunion

1. Révisez les notes

   Assurez-vous que tous les points importants sont capturés dans les notes de réunion.

2. Vérifiez les décisions

   Confirmez que toutes les décisions sont enregistrées avec une formulation claire.

3. Vérifiez les actions

   Assurez-vous que toutes les actions ont des propriétaires et des dates d’échéance.

4. Partagez le procès-verbal

   Exportez ou partagez le résumé de la réunion avec les participants.

Envoyer les suivis

Après avoir complété une réunion :

1. Générez le procès-verbal (résumé des notes, décisions, actions)
2. Partagez avec les participants
3. Assurez-vous que les responsables des actions connaissent leurs responsabilités

Copier des réunions

Créez des réunions de suivi efficacement :

1. Ouvrez une réunion future
2. Cliquez sur le menu (trois points)
3. Sélectionnez « Copier la réunion »
4. Ajustez la date et le titre
5. La nouvelle réunion inclut la structure de l’ordre du jour

Note

Seules les réunions futures peuvent être copiées. Cela empêche la duplication accidentelle de réunions terminées.

Bonnes pratiques

Avant les réunions

• Envoyez les ordres du jour 24-48 heures à l’avance
• Incluez les documents et le contexte pertinents
• Allocations de temps claires pour chaque point

Pendant les réunions

• Commencez à l’heure et suivez l’ordre du jour
• Enregistrez les décisions en temps réel
• Assignez des propriétaires clairs aux actions
• Terminez à l’heure

Après les réunions

• Capturez les notes de réunion dans les 24 heures
• Assurez-vous que toutes les actions ont des dates d’échéance
• Faites le suivi des éléments en attente avant la prochaine réunion

Prochaines étapes

• Ordres du jour et modèles — Créer des ordres du jour efficaces
• Décisions — Enregistrer et suivre les décisions
• Suivis — Gérer les actions des réunions