Vue d'ensemble d'Organiser

Les comités (anciennement appelés instances de pilotage) sont des organes de gouvernance qui supervisent les initiatives stratégiques. Pilotus vous aide à gérer les réunions, les décisions, les mandats et les suivis via le module Organiser.

Qu’est-ce qu’un comité ?

Un comité est un organe formel qui :

• Se réunit régulièrement pour réviser la progression et prendre des décisions
• Supervise l’implémentation des plans stratégiques
• Prend des décisions qui guident la direction organisationnelle
• Suit les actions des réunions précédentes
• Gère les mandats et les rôles de leadership

Exemples :

• Comités exécutifs
• Conseil d’administration
• Comités de pilotage de projet
• Conseils consultatifs
• Équipes de direction de département

Les cinq onglets

Lorsque vous ouvrez un comité, vous verrez cinq onglets :

Tableau de bord

Le Tableau de bord vous donne un aperçu rapide de votre comité avec des cartes métriques montrant :

• Nombre de réunions et calendrier à venir
• Mandats et leurs priorités
• Décisions et leurs statuts
• Actions et taux de complétion
• Nombre de documents
• Membres et OKR

Le tableau de bord affiche également des ventilations de statut, des indicateurs de complétion du cadre et les informations du groupe avec ses étiquettes.

Contexte

L’onglet Contexte est le centre de gouvernance de votre comité. Il contient :

• Mission — Description modifiable de la raison d’être du comité
• Mandats — Responsabilités formelles avec niveaux de priorité
• Charte — Principes et règles de gouvernance
• Rôles de leadership — Rôles personnalisés (président, secrétaire, etc.) assignés aux membres
• Documents — Documents de référence externes
• Décisions — Décisions formelles prises par le comité

Voir Contexte pour les détails complets.

Réunions

L’onglet Réunions gère le cycle de vie de vos réunions :

• Vue chronologie ou tableau de toutes les réunions
• Assistant de création de réunion
• Gestion de l’ordre du jour avec modèles
• Suivi des participants avec RSVP
• Notes et procès-verbaux de réunion

Voir Gérer les réunions pour les détails complets.

Accès

L’onglet Accès (propriétaire uniquement) gère les membres du comité :

• Ajouter ou retirer des membres
• Assigner les niveaux de permission (Propriétaire, Contributeur, Lecteur)
• Rechercher des utilisateurs avec filtrage insensible aux accents

Paramètres

L’onglet Paramètres (propriétaire uniquement) configure le comité :

• Nom du comité et statut (brouillon, actif, terminé, en pause)
• Étiquettes de l’organisation (jusqu’à 3)
• Interrupteurs de visibilité des composants (gouvernance, objectifs, documents, réunions, actions)
• Gestionnaire de modèles d’ordre du jour

Créer un comité

Utilisez l’assistant de création pour configurer un nouveau comité :

1. Choisissez un modèle

   Sélectionnez parmi les modèles prédéfinis (collaboratif, exécutif, stratégique) ou commencez avec un comité vierge.

2. Configurez les composants

   Activez ou désactivez les fonctionnalités : gouvernance, objectifs, documents, réunions et actions.

3. Assignez la responsabilité

   Choisissez de gérer le comité vous-même ou déléguez la propriété à un autre membre de l’équipe.

4. Définissez les détails du comité

   Entrez le nom du comité et le nom court, révisez vos choix et créez.

Astuce

Les modèles pré-configurent la visibilité des composants et les paramètres, ce qui vous fait gagner du temps. Vous pouvez toujours ajuster les paramètres plus tard.

Structure d’un comité

Chaque comité contient :

Comité
├── Tableau de bord (métriques et aperçu)
├── Contexte
│   ├── Mission
│   ├── Mandats (avec priorités)
│   ├── Charte
│   ├── Rôles de leadership
│   ├── Documents
│   └── Décisions
├── Réunions
│   ├── Points d'ordre du jour (sujets et thèmes)
│   │   ├── Actions liées
│   │   ├── Décisions liées
│   │   └── Résultats clés liés
│   ├── Participants et RSVP
│   ├── Notes de réunion
│   └── Modèles de récurrence
├── Accès (membres et permissions)
└── Paramètres (configuration et modèles)

Intégration avec les plans

Note

Chaque comité doit être lié à exactement un plan organisationnel. Cela assure l’alignement stratégique.

La connexion au plan signifie :

• Les objectifs du comité s’alignent sur les objectifs du plan
• Les actions contribuent à la progression du plan
• Les décisions supportent les priorités stratégiques
• La progression est visible dans les deux contextes

Accéder aux comités

Trouvez vos comités via :

1. Barre latérale — Cliquez sur « Organiser » pour voir tous les comités auxquels vous appartenez
2. Contexte du plan — Accédez depuis le plan lié
3. Recherche — Trouvez des comités ou réunions spécifiques
4. Calendrier — Voir les réunions à venir de tous les comités

Permissions des comités

Les permissions sont indépendantes des permissions du plan :

Rôle	Capacités
Lecteur	Voir le tableau de bord, le contexte et les réunions
Contributeur	Créer et modifier les réunions, décisions, actions
Propriétaire	Contrôle total incluant la gestion des membres et les paramètres

Attention

Avoir accès à un plan ne donne PAS automatiquement accès à son comité. Les permissions doivent être explicitement accordées à chacun.

Rôles de leadership

Les comités supportent des rôles de leadership personnalisés qui sont séparés des permissions de la plateforme :

• Président — Dirige les réunions, établit l’ordre du jour
• Secrétaire — Prend des notes, gère la documentation
• Trésorier — Gère les questions financières
• Rôles personnalisés selon les besoins de votre organisation

Les rôles de leadership sont gérés dans l’onglet Contexte et peuvent être assignés à tout membre du comité.

Prochaines étapes

• Contexte — Mission, mandats, charte et rôles de leadership
• Gérer les réunions — Planifier et animer des réunions
• Ordres du jour et modèles — Créer des ordres du jour efficaces
• Décisions — Enregistrer et suivre les décisions
• Suivis — Gérer les actions